余彭年慈善基金会费用报销管理制度

目的：
为加强基金会的财务费管理，规范基金会会计核算工作，根据《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》，结合实际情况制定本制度。

方法和过程控制：
一、总则
1、适用范围：本制度涉及具体的费用报销管理，包括预算内的行政费用支出和项目支出，不包括投资性支出和非预算内重大支出，适用于基金会及各分支机构；
2、费用实行预算制管理，各类费用均不得超过预算；
3、基金会财务部在每年年底制定并提交下年度费用预算和每月的费用计划，经审批后作为日常费用开支及报销的控制标准；
4、实行项目管理的费用按项目预算并进行控制，财务部按项目进行费用归集，按月编制《项目费用使用情况表》报相关人员审批；
5、费用报销应真实可靠，所取得的原始单据（包含但不限于发票、收据等）必须内容真实、要素齐全，费用报销应遵照权责发生制原则，即“当期费用当期报销”，除需跨期完成的业务外；
6、下文中所称的标准为最高限额，报销时需以实际情况为准，但报销金额不得超过最高限额，实际发生费用超过限额的部分，由员工自行承担，基金会不予报销。
二、各项费用报销规定
1、行政费用报销规定
1）行政费用按照实际发生额实报实销，具体包括：
A.快递及邮寄费用；
B.购买办公用品、日用品的费用，及器材维修费用；
C.办公室零星费用及办公会议费用；
D.办公室房租、水电及物业费等办公室维持费用；
E.通讯费、网络费；
F.保洁费、实习生补贴；
G.人事办理、档案管理等各类费用；
I.员工培训、受邀参加各类会议等费用；

J.商标申请、知识产权保护、法律诉讼等费用；
K.媒体费用及其他行政费用。
2）行政人员预借保管5000元备用金，用于支付日常行政费用，借备用金需事先填写《领用现金报销单》，经过执行理事批准后，方可执行；
3）每月月底，行政人员按照发票分类汇总，并粘贴好交财务部门报销。
2、差旅费报销规定
1）差旅费指因公出差发生的交通、住宿及生活补助等费用，因公出差是指工作人员离开基金会办公地点所在地；
2）各部门高管应尽量采取视频的方式或其他方式进行工作沟通和洽谈，以减少出差的次数、人数；
3）交通工具标准：
A.理事长出差：可乘坐飞机头等舱或商务舱、火车软卧、高铁（或动车）的商务座，轮船特等舱；
B.秘书长、部门负责人出差：可乘坐飞机经济舱、火车软卧、高铁（或动车）的一等座，轮船一等舱；
C.其他人员出差：可乘坐飞机经济舱、火车硬卧、高铁（或动车）的二等座，轮船二等舱；
D.因特殊情况超标准乘坐交通工具，应报理事长审批后方可报支。
备注：上述规定同样适用于国际出差。
4）长途出差人员食宿报销规定
①、长途出差人员食宿标准（国内，货币单位：人民币）：

表一国内食宿标准

注：A、一类城市：是指直辖市、省会、特别行政区、自治区首府、计划单列市等的城区部分，如上海、北京、深圳、广州、重庆市、天津市、香港、澳门等； B.二类城市：是指地级市城区、地区行署所在地城区、一类城市所辖地级郊区（县）政府所在地城镇；如杭州、济南、无锡、厦门、珠海、苏州、宁波、大连、常州、青岛、中山、威海、佛山、嘉兴、淄博、舟山、包头、烟台、温州、绍兴、汕头、扬州、东莞、盐城、成都、武汉、长沙等； C.三类城市：除前面一类和二类城市以外的地区和县市。 

②、长途出差人员食宿标准（国外，货币单位：美元）： 

表二 国外食宿标准 

备注：上表中的上限标准已含服务费、税费和杂费等。
③、外出开会、学习和培训等，凡是交款中已包含了食宿费用的，不再享受食宿补贴；
④、若住宿费用挤占了生活补助的，以标准减去住宿费超标部分为生活费补贴报销依据，但生活补贴费不得超过上述标准；若出差期间发生业务招待费，按业务招待费相关规定报销，如当天发生业务招待费时，当天不再报销生活补助；生活补助的天数标准：在下午2：00以前出发的，生活补助按一天计算，否则按半天计算；在下午2：00以后返回的按一天计算，否则按半天计算；
⑤、因公出差人员在出差前需要填写《员工出差审批表》，交由上级领导审批，审批权限为部门负责人级别员工交由理事长审批，其他级别员工交由部门负责人审批，出差归来后需及时向上级管理层提交出差期间工作总结报告（包含但不限于日程安排、洽谈内容、业务推进进展等），在相关费用报销时需附上《员工出差审批表》复印件一份。
⑥、因公长途出差人员的工作计划（行程）应尽量安排在非节假日（如国庆节、中秋节、春节等），且需提前15日以上预订机票、酒店等，如事情紧急需要在节假日紧急出差的（或临时性出差任务的），经向理事长请示获批后，报销标准可以实报实销，但原则上不得超过上述表一、表二中标准的2倍；
⑦、同性工作人员（部门负责人以下级别员工）因公出差，两人及以上的，按两人一个标准间住宿，且一个标准间不得超过上述标准，如一人出差或两个异性人员出差，可按一人一间住宿，原则上规定一般不得超过上述标准，出差人员尽量选择经济便捷的宾馆住宿，为基金会节省费用支出； 

⑧、出差人员不得报支餐费和饮料等个人消费性质的费用，但有陪同上级或相关部门来人的可按实际情况酌情报支。
3、交通费报销规定
1）市内交通费指因公发生市内近郊（包括出差地市内）的公交车、轻轨和出租车；
2）报销时需要提供机打票；
3）市内交通费报销标准如下：

表三 交通费标准 

4）因公在国外出差的，所产生的交通费用（如巴士、出租车、地铁、高铁等）进行实报实销，但需要自行控制成本，为基金会节省开支。 

4、业务招待费报销规定
1）业务招待费指根据业务需要发生的招待客户的所有费用，包括餐费、礼品费、参观游览费、小礼品费、服务费、会务费、车船费及应由基金会承担的客户的交通、住宿费等；
2）所有招待费用报销均必须附正规发票，原则上不得使用替票；
3）业务招待费支出必须严格控制，坚持厉行节约的原则；
4）招待费用实行事前审批制，并根据以下授权事前填写《公务接待申请表》，特殊情况接待的，应事后补齐《公务接待申请表》，审批授权为：费用支出在1000元以内的，由秘书长审批，超过1000元的，由理事长审批；
5）超过核定预算控制额度的部门接待，超额部分由部门负责人承担20%。
5、其他费用报销规定
1）未在上述单独规定的其他费用，其开支应严格按照基金会相关规定办理，报销时应附上相应的合同、协议、审批表等；
2）培训费的开支应严格按人力资源部相关制度执行，报销时应附上相应的合同、协议、审批表、培训通知、经批准的预算等资料；

3）高管的其他福利待遇，如员工自己、配偶、子女的保险费用（包含但不限于牙科、医疗保险、意外保险、退休金等）和教育费用等事项的报销，以双方签订的合同、协议为准； 

4）其他未尽事项的报销，以基金会的相关规定为准。
三、报销审批流程
1、审批流程、环节
1）经办人按规定填写相应的单据和审批表，由部门主管领导签批后，交财务部相关人员审核并报负责人审批；
2）财务人员对单据填写的规范性、原始单据的有效性、审批手续的合法性、合规性进行审核；
3）对于不符合规定的单据、发票需在3个工作日内退回申请部门或相关人员，并说明具体原因，如发现弄虚作假、玩忽职守或其他违纪事件，将按照基金会《奖惩制度》予以处罚。
2、报销时间规定
1）月度：每月1—3日为财务结账时间，该期间暂停报销付款（遇节假日顺延）；
2）费用应在发生当月内报销，费用自发生之日起超过30日报销的，应书面写明延期报销的理由，财务部认可其合理理由的，报财务总监签字同意，可予以报销；
3）费用自发生之日起超过30日办理报销的，财务部、财务总监不认可其延期报销理由的，将不再予以报销该费用，相关单据退回申请部门或相关人员；
4）年度：每年12月31日前发生的费用，必须在12月31日前报销；如约定付款期滞后于报销期的，应先办理挂账，到期日再办理付款；如12月31日前因付款后未取得发票或未完成审批流程的，当事人应向财务部预申报费用项目和金额，由财务部审核后预提该费用。
3、报销款领取规定
1）报销手续办理完毕后，基金会出纳人员通知申请部门或相关员工；
2）相关员工携带员工证或身份证到出纳室领取现金或现金支票，并在签收表上签字确认；
3）对于申请报销款与实际报销款不符的，财务部相关人员需做好解释工作，员工如仍有异议的，可向财务部提请稽核程序。
四、其他
1、本文所称的费用一般以人民币或美元作为结算单位，因公出差国外的，报销时均以申请时间的实时外汇汇率换算成人民币，以人民币的形式领取报销款，但由于汇率波动而造成的汇率差（产生差额部分），均由员工本人承担，基金会不予退回或补发；

2、对于虚构事实，提供虚假资料骗取基金会报销经费的，或相关人员玩忽职守、违规审批的，一经核实，将实行责任倒查制度，按照情节轻重情况给予相关人员纪律处分，情节严重的将作解除劳动合同处理，并保留法律诉讼的权利；

3、本制度的最终解释权和修改权属于基金会财务部；

4、本制度于2024年7月15日起施行。

附件一